Logística de eventos: BEO, pagos y costes reales

Clientes, tarifas pactadas, Eventos y Pedidos de venta están disponibles desde Mise Esencial, sin límites de uso. Generar producción desde un pedido y descontar stock al entregar requieren Mise Pro o Mise Pro APPCC.

¿Dónde organizo el servicio y su coste?

Abre el evento en Oferta → Eventos. Su ficha reúne la oferta de comida, la logística y la operación del servicio. Si aún no existe, empieza por crear un evento y asignarle su oferta.

El BEO, u hoja de servicio, es el documento interno para coordinar el evento. Conviene completar la logística antes de confirmar el presupuesto: al confirmar se congela el coste contratado.

¿Cómo añado transporte, personal y otros costes de logística?

En «Logística», añade una línea desde una plantilla o una línea en blanco. Ponle un nombre y elige su tipo: Transporte, Personal, Equipo, Local, Overhead u Otros. Después selecciona cómo se calcula:

• Fijo: un importe para la línea.
• Por comensal: coste unitario y cantidad mínima.
• Por km: coste unitario y número de trayectos; utiliza la distancia indicada en el evento.
• Por hora: coste unitario, horas de servicio y de preparación/montaje.
• Por ratio de personal: coste, comensales por trabajador y horas.
• Amortizado: precio de compra, usos antes de sustituirlo y cantidad.

Revisa el coste de cada línea y el subtotal de cada grupo. Las líneas de logística dejan de ser editables al confirmar: completa las cantidades y condiciones antes de congelar el presupuesto.

¿Cómo preparo el timeline y los conteos dietéticos?

En «Run-of-show» (timeline), añade la hora y la tarea; puedes indicar el responsable. Sirve para ordenar hitos como montaje, recepción o inicio del servicio.

En «Menús especiales», escribe la dieta y su cantidad. Hay sugerencias y también puedes escribir una denominación propia. Una vez creada la fila, puedes asociarle una oferta alternativa. Revisa los conteos y la oferta elegida antes de imprimir la hoja.

¿Cómo uso el packing sin confundirlo con el coste?

En «Packing list», añade el artículo, su cantidad y unidad, y clasifícalo como menaje, mobiliario, cocina o consumibles. Marca su casilla cuando esté preparado.

El packing es una lista operativa: sus campos no calculan un importe. Para presupuestar un alquiler, transporte u otro gasto, añádelo a Logística; anotarlo solo en packing no lo incorpora al coste.

¿Cómo llevo el calendario de pagos?

Añade un hito con su nombre y completa porcentaje, importe y fecha de vencimiento según lo pactado. Puedes marcarlo como pagado y volver a dejarlo pendiente. Si usas porcentajes, la ficha muestra la suma y avisa cuando no cuadra con el 100 %.

El porcentaje y el importe se introducen en campos separados: revisa ambos. Marcar «Cobrado» registra el estado del hito; no cobra al cliente ni ejecuta una transferencia.

¿Cómo guardo versiones sin perder lo presupuestado?

En «Versiones de presupuesto», pulsa «Guardar versión actual» mientras el evento esté en Oportunidad o Presupuestado. Guarda una foto del presupuesto de ese momento, con precio, comensales y condiciones.

Puedes marcar cada versión como enviada o aceptada. Son marcas del histórico: «Marcar enviada» no envía el documento por correo. Para modificar una propuesta, cambia la ficha y guarda otra versión antes de confirmar.

¿Qué documento imprimo para el equipo o para el cliente?

La ficha ofrece dos salidas:

• BEO / hoja de servicio: operación y costes internos, con timeline, logística y packing.
• Presupuesto para cliente: oferta, condiciones y calendario de pagos, sin costes internos ni márgenes.

Ambas usan el diálogo de impresión, desde el que puedes guardar un PDF. Comprueba el modo elegido antes de compartirlo: el BEO contiene información económica interna.

¿Cómo registro los reales después del servicio?

Cuando el evento esté en Servido o Facturado, aparece el bloque de reales. Introduce los comensales reales, ingreso real, coste real de comida y coste real de logística. Son datos que registra el gestor, no importes deducidos automáticamente de un TPV.

La comparación muestra presupuesto, real y diferencia. El total comparado es el coste directo de comida más logística, sin gastos generales porcentuales: no hay un campo de gastos generales reales en ese bloque. Completa ambos costes para interpretar el total; un coste sin introducir no demuestra ahorro.

Los reales se guardan aparte del presupuesto congelado. No sustituyen la foto del contrato. Eventos, logística, BEO, pagos y costes reales están incluidos desde Mise Esencial, sin límites. Consulta precios para comparar las funciones de cada plan.